Ontdek hoe wij de opting-in administratie hebben geautomatiseerd.
Er viel ons op dat er veel papierwerk was, hierbij te denken aan werklijsten, aanwezigheidslijsten, uitbetalingen, enz. Instanties zoals o.a. Belastingdienst, Politie (CPM), en GGD eisen dit.
Uitleg:
Elke dag moet er een aanwezigheidslijst zijn van de aanwezige dames: hoe laat komen ze binnen, hoe laat gaan ze weg, enz. Tevens wordt er voor elke dame een exacte lijst bijgehouden met hoeveel klanten ze hebben, hoe lang en op welke tijden. Dit moet van de Belastingdienst en wordt later gebruikt om een opting-in berekening te maken voor de uitbetalingen. De dame krijgt bij de uitbetaling een soort loonstaat of factuur in tweevoud waarin de opting-in berekening wordt uitgelegd en hoeveel zij netto krijgt. Deze moeten ze samen met de gastvrouw of gastheer ondertekenen. Eén is voor de dame, de ander voor het bedrijf.
Ook de boekhouding hiervoor is voor veel bedrijven zwaar, en best moeilijk om dit goed op papier te zetten. Zelfs boekhouders weten vaak niet echt wat ze nou met de opting-in aanmoeten (de één zegt loondienst, de ander zegt zelfstandig). Ook de Belastingdienst weet vaak niet wat het nou eigenlijk is. Even voor de opheldering: opting-in is een fictief loondienst (dus geen loondienst). Ja, het is ingewikkeld.
Na het opdoen van jaren ervaring bij bedrijven die werken met de opting-in kwamen wij tot de conclusie dat al deze bedrijven moeite hadden met de boekhouding hiervan. We dachten: dit moet anders kunnen.
Terwijl wij in gesprek waren dachten wij: waarom kan dit alles niet gewoon in een geautomatiseerd systeem? Met een database, inlog enzovoorts, speciaal ontworpen voor de opting-in. Iedereen zei eigenlijk direct lachend: "Onmogelijk, anders zou iemand dat allang al hebben gedaan!".
Wij besloten dit toch te gaan doen. We hebben een softwaresysteem gemaakt om de berekeningen voor uitbetalingen automatisch te laten verlopen. Aangezien de meeste bedrijven ook een website hebben, hebben we er een CMS aan vastgekoppeld.
Nu, een aantal jaar later, is het geheel geperfectioneerd en niet te overtreffen. Een compleet geautomatiseerd boekhoudsysteem met realtime werklijsten, aanwezigheidslijsten, personeelsagenda, en kasboek. Zelfs de mogelijkheid om dranken van uw bar bij te houden (inclusief provisie berekening). En als klap op de vuurpijl een TOUCHSCREEN module waarmee alle papieren de deur uit kunnen, volledig geïntegreerd met onze beveiliging en noodknoppen systemen.
Naast deze voorbeelden is er nog veel meer mogelijk. Aangezien het eigenlijk gewoon de opting-in regeling betreft, hebben wij het systeem om deze reden Optingin+ genoemd.